タスク管理に便利なアプリはないかと、困っていませんか？
この記事では、難しいツールを使わなくても、シンプルな方法でタスクを整理できるコツをお伝えしていきます！
後半では、応用編としてスプレッドシートを使った簡単な予定表もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
タスク管理は「シンプルさ」がカギ
複雑なツールが続かない理由
タスク管理をするとき、「どのアプリがいいのかな？」と、”多機能そうなツール”探しから始めていませんか？
機能が多く、多種多様に使えるタスク管理アプリを見ると、つい「これが良さそう！」と飛びつきたくなることもあると思います。
しかし、そもそもタスク管理は「管理するため」ではなく、「タスクをこなすため」に行うもの。
便利そうなツールでも、使い慣れないものを無理に取り入れると、ツールを使いこなすこと自体が目的になってしまい、本来のタスクが進まなくなることも。
結果として、「うまく管理できない」と感じてアプリの使用をやめてしまい、タスク管理自体も続かなくなる…。そんな本末転倒のパターンに陥りがちです。
高機能なアプリは、慣れるまでに時間がかかり、継続を妨げる落とし穴があることを意識しておきましょう。
簡単に使えることが最優先
こうした点を踏まえると、タスク管理アプリは「どれだけ機能が充実しているか」よりも、「どれだけ楽に使えるか」が重要なポイントになります。
簡単に操作できれば、無理なく毎日、ストレスなく使い続けることができますよね。
そして、使い慣れたツールで管理するからこそ、本来取り組むべきタスクに集中できるようになります。
タスク管理の本当の目的は、ツールを使いこなすことではなく、タスクを一つひとつ片付けること。
そのためにも、普段の生活の延長線上で使えるシンプルな操作性が優先されるのです。
Google Keepはタスク管理にぴったり
今回ご紹介するのは、私が普段のタスク管理に使っている「Google Keep」というアプリ。
予定・タスク管理のメインは手帳を活用していますが、「ちょっとした補助役」という感じでGoogle Keepも併用しています。
シンプルで取り入れやすいGoogleの公式アプリなので、タスク管理を無理なく始めたい方にもぴったり。
ここでは、私自身が実践しているおすすめの使い方をご紹介していきます！
メモ感覚でタスクを管理できる
Google Keepは、シンプルなメモアプリ。
通常のテキストメモはもちろんのこと、チェックボックス形式でリスト化したり、音声を録音したり、画像をメモに保存したりできます。
ですが、他のタスク管理アプリでよく見る「タスクの優先順位を設定する」「進行状況をチェックする」のような複雑な機能はありません。
物足りないと感じる方もいるかもしれませんが、このシンプルさがGoogle Keepの魅力。
シンプルな分、操作に悩むことがないので、ポケットに小さなメモ帳を忍ばせて、さっと手書きするような感覚で使えるアプリです。
ちょっとしたメモ置き場に便利。
リマインド機能でうっかり防止できる
Google Keepをおすすめする理由のひとつが、リマインド（アラーム）機能が備わっている点。
メモを書くだけでは、どうしても忘れてしまうことがありますが、リマインド設定をしておけば決めた時間に通知で思い出させてくれます。
自分でリマインドのタイミングを指定する手間はありますが、それによって「今これをやるんだった！」と行動に移しやすくなるのが大きなメリットです。
たとえば私の場合、パートが終わる時間に買い物リストが表示されるようにリマインダーをセット。
パート終了と同時に買うものが通知されるので、「パートの帰りに買い物するの、忘れた！」のような”うっかりミス”を防げます。
シンプルなメモに加え、スマホならではのデジタル機能を活かして、確実にタスクをこなしていけます。
時間だけでなく、「この場所に着いたらリマインドして！」のような使い方もできます。
起業家にとって嬉しい活用シーン
実際に私がGoogle Keepを活用している例を2つご紹介します！
1つ目は、クライアントさんへの連絡を忘れずにできること。
たとえば、セッション前に「明日のZoomのURLを送る」といったタスクがある場合。
あらかじめKeepに文章を下書きして、送信したい時間にリマインド設定をしておきます。
これによって、公式LINEの個別チャットなど予約送信できないツールでも、送り忘れを防げるので便利です。
2つ目は、SNSの投稿作成がスムーズにできること。
ふとSNS投稿のネタを思いついたとき、Keepにキーワードだけをメモ。
あとで時間がある時に、キーワードを元にそのままKeep上で文章を書き始めることができます。
ネタのストックと文章の作成をそのままKeep上でできるというのは思いの外便利。
わざわざ別のツールを立ち上げる必要がないので、作業がスムーズに行えます。
ネタストックと作成のアプリを一元化できるので作業が捗りますよ。
このように、Google Keepは起業家の「忘れたくない！」「今すぐ残したい！」をサポートしてくれる、心強いツールと言えます。
スプレッドシートで「予定表」を作ろう
ここからは、Google Keepだけではタスク管理がしきれないと感じる方に向けて、スプレッドシートを使った方法もご紹介します！
簡単ガントチャートで見える化
ガントチャートとは、横軸に日にちを並べて、作業やタスクの予定期間を横棒で表すスケジュール表のこと。
プロジェクト管理などでよく使われる方法ですが、個人のタスク管理にも応用することができます。
ガントチャートが便利な理由は、タスクが渋滞しないよう可視化できる点。
一度にいくつもの案件を抱えてしまい、気づいたら予定が目一杯…という経験はありませんか？
ガントチャートで管理すれば、縦軸を見たときに「どこで予定が重なっているか」が一目で分かります。
そのため、無理な詰め込みを防ぎながら、次に何をすべきかも明確に把握できるのです。
これを見ると、9〜11日に作業が重なっており、案件Aを早めに終わらせたり、案件Cを少し後ろ倒しにした方が良さそうということが分かります。
今回は、スプレッドシートで作成したガントチャートをご紹介します。
実際のガントチャートはこちら
私がスプレッドシートで作ったガントチャートの例をご紹介します。
タスクや案件ごとに、各作業が「いつ行われるのか」「終わったのか、まだなのか」が最低限わかるようにまとめたシンプルなガントチャートです。
細かすぎない管理が成功のコツ
ガントチャートは、工夫次第でたくさんの情報を盛り込んだり、細かい設定を加えたりすることもできますが、ここではあえてシンプルな形にとどめています。
便利だからと情報を詰め込みすぎると、次第に管理自体が面倒になり、本来の目的である「タスクを進めること」ではなく、「美しいガントチャートを作ること」が目的になりがちです。
最低限の情報に絞ったガントチャートでもタスク管理には十分対応できますので、「これを使わなきゃ！」と気張らず、気軽に使っていくことがポイントです。
なお、私が提供しているプランニングサポートでは、ご相談内容に応じてこのようなガントチャートを一緒に作成、お渡ししています。
「自分ひとりではタスクの整理が難しい…」という方は、ぜひサポートもご活用くださいね。
タスク管理はカレンダーじゃダメ？Google Keep＆スプレッドシートをすすめる理由
カレンダーとタスク管理の違い
ここまで読んで「Googleのアプリを使うなら、Googleカレンダーだけでいいのでは？」と思った方もいるかもしれません。
確かにGoogleカレンダーは全体の予定を把握するには便利なツールですが、細かいタスクを管理するには少し不向きな面も。
タスクを決めるとき、多くの人は「何時にやるか」まできっちり決めるわけではなく、「この日からこの日までに片付けたい」というざっくりした感覚で考えることが多いでしょう。
そんなとき、Googleカレンダーだけでは、細かいタスクの進行状況や、どのくらいの期間で終わらせるべきかがイメージしづらくなります。
Keepとスプレッドシートの役割分担
Google Keepとスプレッドシートは、それぞれ役割が異なります。
Keepはリマインダー機能があるため、細かい時間管理が必要なタスクの管理や、行動を促すための仕組みづくりに向いています。
先ほどもご紹介したような、「〇〇さんにメールを送る」といったタスクや、ふと思い立ったブログネタをすぐメモし、後日の記事作成をスムーズにする、といったタスクなどですね。
一方で、スプレッドシートは、全体の進捗や締め切りを把握するためのツールです。
タスクを終えるための具体的な作業をスプレッドシート上で行うわけではありませんが、「どこまで進んでいるか」「いつまでに終わらせるか」を確認するために活用するイメージです。
まとめ：まずは簡単な仕組みから始めよう
ツールにこだわりすぎないこと
最初にもお伝えしたように、タスク管理の目的はツールを使いこなすことではありません。
本来の目的は、タスクをいかに早く、無駄なく片付けるかにあります。
今回ご紹介したGoogle Keepとスプレッドシートは、どちらもシンプルで、すぐに使い始められるツール。
シンプルな仕組みでも十分タスク管理は可能ですので、まずは今日紹介したような手軽な方法から始めてみることをおすすめします。
続けられる管理が一番の正解
タスク管理で大事なのは、タスクをこなすことを目的として「続けられる」仕組みを作ること。
アプリを使いこなせているかどうかではなく、自分にとって使いやすい管理方法を選び、それを継続することが何より重要です。
Google Keepはパソコン、スマホ、タブレットと、端末やOSを問わずアクセスできるため、場所を選ばず使えるのも大きな魅力。
無理に難しいアプリに手を出すより、シンプルで続けやすい方法を取り入れた方が、タスク管理はうまくいきます。
ぜひ試してみてくださいね！
